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戸籍証明書等の郵送請求
遠方にお住まいの方や、窓口においでになれないご事情のある方は、戸籍証明書等を郵送でお取り寄せいただくことができます。
郵便事情や窓口の混雑状況によっては証明書が届くまでにお時間をいただく場合がありますので、余裕をもって請求してください
郵送請求に必要なもの
申請書
戸籍謄本等申請書（郵便請求用）はこちらから [PDFファイル／195KB]
申請書の記載例はこちらから [PDFファイル／183KB]
印刷ができない場合は、お近くの市区町村窓口でご用意いただくか、便せんなどに申請書と同じ内容を記入して申請することも可能です。
申請書の内容について確認のご連絡をする場合がありますので、日中ご連絡可能な電話番号を必ずご記入ください。
手数料
郵便局で定額小為替を必要分購入し、同封してください。普通為替や現金書留も可能ですが、お釣りが出る場合は定額小為替で返送いたします。なお、切手は手数料としてお受けできません。
証明書手数料の金額については、申請書または戸籍証明書等の種類と手数料のページをご確認ください。
返信用封筒
申請者の住所と氏名を記入し、切手を貼ってください。返信先は申請者の住民登録している住所に限ります。
重さの目安は、戸籍謄本1通が25g程度、出生から死亡まで1セットが100g程度です。切手が不足する場合は不足分受取人払いとなります。
※切手がない場合には返信ができません。また手数料として送付いただいたもののお釣りを切手代とすることはできません。
申請者の本人確認書類のコピー
マイナンバーカード、運転免許証、健康保険証など、住所の記載がある本人確認書類のコピーを同封してください。
※マイナンバーカードについては裏面（マイナンバーの記載がある面）については送付不要です。
戸籍に載せる方と申請者の続柄がわかる戸籍のコピー
申請者ご本人以外の方の戸籍を請求する場合のみ同封してください。ただし、小千谷市の戸籍で確認できる場合は不要です。
請求できる方、および委任状について
請求できる方
- ご本人または配偶者、直系尊属（父母、祖父母）、直系卑属（子、孫）の方（ただし「身分証明書」はご本人のみ請求可能）
※上記以外の方が請求される場合は、原則として委任状が必要となります。 - 上記以外の方で、正当な事由のある方（第三者請求・委任状不要）
※詳しくは、法務省ホームページ（別の窓が開きます）をご覧ください。
「正当な事由」について
第三者請求として正当な理由があって戸籍を請求する場合、委任状は不要ですが、次の事項を詳しく申請の際に明らかにしていただく必要があります。
| 戸籍を請求する正当な理由 | 明らかにする事項 |
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自己の権利を行使し、または自己の義務を履行するために証明を必要とする場合 (例)亡くなった兄弟姉妹の相続人となった方が、兄弟姉妹の戸籍謄本を請求する場合など |
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国または地方公共団体の機関に提出する必要がある場合 (例)乙の兄の甲が、死亡した乙の遺産についての遺産分割調停の申立てを家庭裁判所にする際の添付資料として、乙が記載されている戸籍謄本を家庭裁判所に提出する必要がある場合など |
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上記以外に戸籍の記載事項を利用する正当な理由がある場合 (例)成年後見人であった者が、死亡した成年被後見人の遺品を相続人に渡すため、成年被後見人の戸籍謄本を請求する場合など |
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- 申請書の記載内容から請求の理由が明らかでない場合には、必要な説明を求めたり、追加の資料を求めることがあります。
- 小千谷市では、不正請求や不正取得を抑制し個人の権利侵害の防止を図ることを目的として、第三者へ住民票の写しや戸籍謄本などを交付したことを事前に市に登録した方に通知する「本人通知制度」を実施しています。詳しくは、本人通知制度のページをご覧ください。
申請書などの様式
郵送請求のあて先
郵便番号947-8501
新潟県小千谷市城内二丁目7番5号 小千谷市役所市民生活課 市民係 あて
その他
証明書のコンビニ交付
ご本人様の戸籍謄本等についてはマイナンバーカードを用いてコンビニのマルチコピー機にて交付を受けることができる場合があります。詳しくは下記ページをご確認ください。
戸籍の広域交付
令和6年3月1日から戸籍法の一部を改正する法律が施行され、本籍地以外の市区町村の窓口でも戸籍や除籍等の証明書を請求できるようになりました。広域交付で請求できる方は、戸籍に記載されている本人またはその配偶者、および戸籍に記載されている方の直系親族（両親、祖父母、子、孫等）に限られ、きょうだいからの請求や、代理人からの請求は受付できません。詳しくは下記ページをご覧ください。
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